Vaak denkt u als B&B manager of manager van een klein hotel dat u kosten bespaart door gebruik te maken van Excel of pen/papier. Terwijl dit op de lange termijn juist vaak geld kost.
Zonder PMS moeten alle online reserveringen (die online binnen komen; Booking.com, Expedia etc.) altijd direct worden verwerkt. Gebeurt dit namelijk niet, dan heeft u geen duidelijk overzicht wat de juiste beschikbaarheid is. Dit is met name een probleem bij een telefonische reserveringsaanvraag. Naast het feit dat dit overboekingen kan veroorzaken, zorgt dit ook voor frustraties bij beiden partijen. U raakt gefrustreerd, omdat u constant direct de reserveringen moet verwerken en de gast raakt gefrustreerd omdat het reserveringsproces te lang duurt. Een PMS lost deze frustraties op.
Naast de frustraties bij reserveringsaanvragen, moet u altijd handmatig de channel manager aanpassen bij het maken/wijzigen/annuleren van directe reserveringen. Past u niet tijdig de beschikbaarheid in de channel manager aan, heeft u kans op overboekingen of om omzet mis te lopen. Door de koppeling tussen een PMS en een channel manager wordt de beschikbaarheid in de channel manager altijd ge-update en heeft u geen kans meer op een incorrecte beschikbaarheid bij de channels.
Het is natuurlijk niet uw enige taak om reserveringen te verwerken. U heeft veel verantwoordelijkheden en u heeft niet de tijd om fulltime uw administratie bij te werken. Met een PMS wordt dit geautomatiseerd en heeft u meer tijd voor uw gasten. Daarnaast wilt u natuurlijk weten wat het beste is voor uw bedrijf. De uitgebreide rapportages van een PMS geven u de mogelijkheid om analyses van uw bedrijf te maken. Hierdoor kunt u de omzet en bezetting optimaliseren.
Wij snappen als geen ander dat wanneer u in de gastvrijheidsindustrie werkt, u zo veel mogelijk tijd aan uw gasten wilt besteden. Door middel van een PMS communiceert u efficiënt met uw gasten. Zo kunt u bijvoorbeeld automatisch bevestigingen mailen. Daarnaast worden alle gastgegevens opgeslagen, waardoor terugkerende gasten altijd worden herkend. U kunt ook opmerkingen bij de gasten zetten, deze ziet u elke keer wanneer de gast verblijft. Hierdoor kunt u de beste gastenservice bieden.
De investeringen in een PMS zijn tegenwoordig niet meer zo hoog. Dit komt doordat er tegenwoordig web-based systemen zijn, zoals Piccotello PMS. Hierdoor bespaart u geld, tijd en bent u flexibel.
Geschreven door:
Shelley Jacobs